Gestire attività, chiamate e appuntamenti nel CRM

Con il CRM puoi gestire in maniera razionale tutte le attività collegate alle anagrafiche della tua organizzazione (potenziali clienti, clienti, partner, fornitori, colleghi…): potrai infatti risalire in modo estremamente facile e veloce allo storico di tutte le e-mail, le telefonate e gli incontri avvenuti con il contatto in questione, ma anche programmare e schedulare le attività future, coinvolgendo i colleghi (per esempio assegnando loro compiti o invitandoli a un incontro col cliente).

Tutto questo ti permette di non tralasciare nemmeno un dettaglio nel corso della relazione con i contatti aziendali, lavorando in team sempre coordinati. Uno stesso cliente potrà infatti essere seguito nel corso dei mesi da più persone senza che vengano perse informazioni importanti per la gestione della relazione o della trattativa commerciale. Tutto lo storico delle attività e delle azioni che coinvolgono il contatto sono tracciate e accessibili a tutti gli utenti abilitati.

Con il CRM potrai inoltre organizzare ogni attività impostando manualmente o in automatico dei promemoria per ricordarti di appuntamenti o scadenze, scegliendo se ricevere la notifica via e-mail oppure tramite una finestra pop-up del tuo browser.

ORGANIZZA LE TUE ATTIVITA’

Grazie al CRM potrai suddividere le tue attività tra compiti, eventi e chiamate. In questo modo potrai quantificare il tempo impiegato per le singole azioni fatte sui clienti grazie ai report, e avrai una visione generale dei risultati ottenuti da queste attività per monitorare e ottimizzare le fasi di vendita e di sviluppo del business all’interno della tua organizzazione. Nel modulo “Attività” del CRM puoi avere una panoramica generale di tutte le attività aperte, scegliendo attraverso delle semplici “viste” già pronte cosa visualizzare: per esempio puoi scegliere di vedere le chiamate da fare oggi, i compiti ancora aperti, gli appuntamenti di altri membri del team, i compiti già scaduti ma non ancora chiusi ecc…

Vediamo ora come si suddividono queste attività:

EVENTI

Gli eventi sono tutte quelle attività che programmi con una data definita di inizio e di fine, una sede specifica in cui si svolgono e una o più persone coinvolte/invitate. Alcuni esempi:

• Riunione presso la sede del cliente Mario Rossi, con lui e altri tre dipendenti della società Rossi Spa, il giorno 12 febbraio.
• Incontro presso la nostra sede con il cliente Mario Rossi il giorno 23 giugno.
• Call conference su Skype con il cliente Mario Rossi il giorno 15 luglio.

In tutti questi casa si assegna la data di inizio e di fine e si può creare un promemoria dell’evento, personalizzabile. È possibile inoltre inviare una mail di invito agli altri utenti e contatti coinvolti nell’evento. Una volta terminato l’evento sarà possibile aggiungere una nota sull’incontro, i dati che abbiamo raccolto e inserire allegati.

COMPITI

Il compito è un’azione svolta o da svolgere, collegata o meno a un’anagrafica, a una trattativa o a una campagna del CRM. I compiti rispecchiano spesso il processo di vendita dell’organizzazione (fasi commerciali e di marketing). Ogni compito andrà quindi a delineare un passaggio di questo processo fino al raggiungimento della vendita. I compiti possono essere assegnati agli utenti a seconda della gerarchia dei ruoli e sono soggetti a una scadenza temporale. Una volta completato il compito sarà possibile assegnare un follow-up per mantenere il flusso del processo e continuare ad arricchire le informazioni dei nostri contatti.

È possibile automatizzare i meccanismi di follow-up. Il sistema assegnerà un compito determinato alla conclusione di una attività e il nuovo compito sarà relativo alla fase successiva del processo di vendita con un nuovo obiettivo da raggiungere.

CHIAMATE

Le chiamate sono attività telefoniche o di call conference svolte per creare un rapporto con i nostri lead/contatti o per comunicare informazioni importanti riguardo la nostra attività.

Le chiamate possono essere programmate con data inizio chiamata, durata della chiamata e proprietario dell’attività. Il tempo impiegato può essere definito come fatturabile o meno a seconda della tipologia di chiamata. È possibile inoltre definire lo scopo della chiamata e scrivere tutte le informazioni raccolte alla fine dell’attività.

CALENDARIO

Gestisci le tue attività attraverso la sincronizzazione del tuo CRM con il tuo account di posta (G Mail – Outlook). In questo modo potrai creare e pianificare i tuoi appuntamenti all’interno del CRM e ritrovarli nel tuo calendario (e viceversa). Questa sincronizzazione ti permetterà di avere i promemoria sempre sotto controllo, sia all’interno della posta che nel tuo CRM.